Labour & Employment

Poland: New Obligations for Employers Posting Employees to Poland

As of 18 June 2016, the new provisions on posting of employees in the framework of the provision of services contained in the Act of 10 June 2016 on the posting of employees in the framework of the provision of services (the “Act”) apply. The Act introduces a number of obligations, mostly for employers who post their employees to Poland.

Minimum employment conditions of employees posted to Poland

New provisions set out employment conditions of employees posted to work in Poland. An employer posting employees to work in Poland is obliged to provide them with employment conditions at least at the level applicable in Poland, as regards to: i) standards and number of working hours; ii) daily and weekly rest periods; iii) amount of leave; iv) minimum wage; v) overtime remuneration and allowance; vi) occupational safety and health; vii) protection of pregnant employees and employees on maternity leave; and viii) the principle of equal treatment and prohibition of discrimination in employment.

Therefore, employers wishing to post their employees to Poland should become acquainted with the employment conditions applied in Poland and should take them into account when concluding agreements with posted employees.

In some cases, the posting employer is exempt from the obligation to provide the minimum employment conditions as described above. This exemption applies to employees who perform preliminary assembly or installation work for a period not exceeding eight days in a calendar year. It does not, however, apply to employees performing work related to building construction or maintenance.

Joint and several liability

As for employees in the building sector, the Act provides joint and several liability of the contractor entrusting the performance of works and the posting employer. The joint and several liability covers the outstanding minimum remuneration, as well as the remuneration and allowance for overtime work.

New obligations of the posting employers

The Act imposes a number of new obligations, mainly on employers who post their employees to Poland (the “Posting Employer“). The key obligations include the following:

(A) designating the contact person: The Posting Employer is obliged to designate a person entitled to: i) act as an intermediary in relations with the National Labour Inspectorate (Państwowa Inspekcja Pracy) (“PIP“); ii) send and receive documents and notifications; and iii) represent the Posting Employer during inspections carried out by the PIP. The contact person must stay in Poland during the period when the employee is posted.

(B) submitting a declaration, including information necessary to carry out inspections: The Posting Employer is obliged to submit to the PIP a declaration (in written or electronic form), including information necessary to carry out the workplace inspection, at the latest on the day the posted employee commences work. The declaration must include the Posting Employer’s identification data, the estimated number of employees posted to Poland, as well as their identification data, the estimated start and end dates of the posting, the workplace address of the posted employees, the nature of the work performed by the posted employees, the contact person’s identification data, and the place where the documents concerning the posted employees are stored.

(C) storing the posted employee’s documents: During the posting period, the Posting Employer is obliged to store the following documents of the posted employee (in written or electronic form) on Polish territory: i) a copy of the employment agreement; ii) documentation concerning working time of the posted employee; iii) documents concerning the posted employee’s remuneration, including deductions and records of payment.

(D) providing documents upon the request of the PIP: Upon the PIP’s request, the Posting Employer is obliged to submit the documents mentioned in item C above (and their translation into Polish) for inspection, not later than five business days after receiving the PIP’s request.

Moreover, within two years after the posted employee completed his or her work, the employer is obliged to submit to PIP documents specified in item C above, within 15 days of receiving the PIP’s request.

Sanctions for breaches of the Act

The Posting Employer – or a person acting on its behalf – who fails to fulfill the obligations as specified in the Act, is subject to a fine of PLN 1,000 to PLN 30,000 (approx EUR 250 – 7,500).

Furthermore, if the PIP has any doubt about whether an employee was actually posted in a given case, it is entitled to verify whether the Posting Employer in fact carries out significant activity in its country of establishment and whether the posted employee performs work in Poland only temporarily.

If the PIP finds that the posted employees were not provided in their place of work with the minimum employment conditions under the Polish Labour Code, it is entitled to impose sanctions on the Posting Employers in the form of administrative decisions (bans or orders), based on which the Posting Employer will be obliged to remedy the irregularities.

The new Act on posting of employees imposed a number of obligations on foreign entities posting their employees in Poland, in particular with respect to minimum employment conditions, maintaining employee records and storing them on Polish territory or designating a PIP contact person. The Act also authorised the PIP to carry out inspections of the adequacy of the posting of employees.

Delegowanie pracowników – nowe obowiązki dla pracodawców

Od 18 czerwca 2016 obowiązują nowe przepisy dotyczące delegowania pracowników w ramach świadczenia usług zawarte w ustawie o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług z 10 czerwca 2016 (dalej “Ustawa”). Ustawa wprowadza szereg obowiązków przede wszystkim dla pracodawców, którzy delegują pracowników do Polski.

Minimalne warunki zatrudnienia pracowników delegowanych do Polski

Nowe przepisy określają warunki zatrudniania pracowników delegowanych do pracy w Polsce. Pracodawca delegujący pracowników do pracy w Polsce musi zapewnić im warunki zatrudnienia co najmniej na takim poziomie jakie obowiązują w Polsce i) w zakresie norm i wymiaru czasu pracy ii) okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego iii) wymiaru urlopu wypoczynkowego iv) minimalnego wynagrodzenia za pracę v) wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych vi) bezpieczeństwa i higieny pracy, vii) ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego oraz viii) zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu.

Powyższe oznacza, że pracodawcy mający zamiar delegować pracowników na terytorium Polski powinni wcześniej zapoznać się z warunkami pracy obowiązującymi w Polsce i uwzględnić je przy sporządzaniu umów z pracownikami delegowanymi.

W niektórych przypadkach pracodawca delegujący jest zwolniony z zapewnienia minimalnych warunków zatrudnienia określonych powyżej. Zwolnienie dotyczy pracowników, którzy wykonują wstępne prace montażowe lub instalacyjne przez okres nie dłuższy niż 8 dni w ciągu roku kalendarzowego. Zwolnienie to nie obejmuje jednak pracowników wykonujących prace związane z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego.

Odpowiedzialność solidarna

Wobec pracowników sektora budowlanego Ustawa przewiduje solidarną odpowiedzialność wykonawcy powierzającego realizację prac z pracodawcą delegującym. Odpowiedzialność solidarna obejmuje zaległe wynagrodzenie w minimalnej wysokości oraz wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

Nowe obowiązki pracodawców delegujących

Ustawa nakłada przede wszystkim szereg nowych obowiązków na pracodawcę delegującego pracownika na terytorium Polski (dalej “Pracodawca delegujący”). Do najistotniejszych obowiązków należą:

a) wyznaczenie osoby upoważnionej do kontaktów: Pracodawca delegujący ma obowiązek wyznaczenia osoby upoważnionej i) do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy (dalej “PIP”) ii) do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień, iii) reprezentowania pracodawcy delegującego w trakcie prowadzenia przez PIP kontroli. Osoba wyznaczona musi w okresie delegowania pracownika przebywać na terenie Polski.

b) złożenie oświadczenia zawierającego informacje niezbędne do przeprowadzenia kontroli: Pracodawca delegujący najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika delegowanego ma obowiązek złożenia wobec PIP oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej zawierającego informacje niezbędne w celu przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy.

Oświadczenie musi zawierać dane identyfikacyjne pracodawcy delegującego, przewidywaną liczbę pracowników delegowanych do Polski wraz z ich danymi identyfikacyjnymi, przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania pracowników, adresy miejsca pracy pracowników delegowanych, charakter wykonywanej pracy przez pracowników delegowanych, dane osoby wyznaczonej do kontaktów, miejsce przechowywania dokumentów dotyczących delegowanego pracownika.

c) przechowywanie dokumentów delegowanego pracownika: Pracodawca delegujący jest zobowiązany w okresie delegowania do przechowywania na terytorium Polski, w postaci papierowej lub elektronicznej następującej dokumentacji pracownika delegowanego i) kopii umowy o pracę, ii) dokumentacji dotyczącej czasu pracy delegowanego pracownika iii) dokumentów określających wysokość wynagrodzenia pracownika wraz z wysokością dokonanych odliczeń oraz dowodów wypłaty wynagrodzenia.

d) udostępnienie dokumentacji na żądanie PIP: Pracodawca delegujący jest zobowiązany na wniosek PIP do przedłożenia do kontroli dokumentów wymienionych w punkcie c powyżej, ich tłumaczenia na język polski, nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od daty otrzymania wniosku od PIP.

Ponadto, w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego, pracodawca ma obowiązek dostarczyć PIP dokumenty określone w punkcie c w terminie 15 dni roboczych od daty otrzymania wniosku w tym zakresie od PIP.

Sankcje za naruszenie przepisów Ustawy

Pracodawca delegujący lub osoba działająca w jego imieniu, którzy naruszają obowiązki określone w Ustawie podlegają karze grzywny w wysokości od 1,000 do 30,000 PLN (250 – 7,500 EUR).

Ponadto, jeśli PIP poweźmie wątpliwości, czy w danym przypadku ma miejsce delegowanie, wówczas jest uprawniony do sprawdzenia, czy pracodawca delegujący faktycznie prowadzi znaczną działalność w państwie, w którym ma siedzibę oraz czy pracownik delegowany tylko tymczasowo wykonuje pracę w
Polsce.

Jeśli PIP stwierdzi, że pracownikom delegowanym nie zapewniono w miejscu wykonywania pracy minimalnych warunków zatrudnienia określonych w polskim Kodeksie pracy, może zastosować wobec pracodawców delegujących sankcje w postaci decyzji administracyjnych (nakazów lub zakazów), na mocy których pracodawca delegujący będzie zobowiązany do usunięcia nieprawidłowości.

Nowa ustawa o delegowaniu pracowników nałożyła na zagraniczne podmioty delegujące pracowników na terytorium Polski wiele obowiązków, w szczególności w zakresie zapewnienia minimalnych warunków zatrudnienia pracownikom delegującym, prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz jej przechowywania na terytorium Polski, wyznaczenia osoby upoważnionej do kontaktów z PIP oraz nadała uprawnienia PIP do przeprowadzania kontroli prawidłowości delegowania pracowników.